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档案实体分类大纲和分类编号方法
/    2019-05-16    2019-05-16    被访问次

  为了适应学校档案工作日益发展的需要,便于档案的分类、整理、编号、排架、检索,实现档案标准化、规范化和科学化管理,促进档案馆整体业务建设的深化,充分发挥档案的作用,更好地为学校各项工作和师生员工服务,特编制我校档案实体大纲和编号办法。

  2.本大纲和编号办法的编制,是根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》和国家有关档案工作的法规、标准,结合我校档案工作实际,在总结以往经验的基础上编制而成的。

  1.本大纲和编号办法遵循《高等学校档案实体分类法》编制的基本原则,突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位,党群、行政档案统率全局的作用,充分反映学校职能活动的特点和规律。

  2.以学校全部档案为对象,以职能范畴分工为基础,依据档案的内容、特点和形成规律,把产生于同一活动领域、具有相同内容,在保持其不可分割的自然联系的原则下,把同一职能范畴的管理性文件材料和业务性文件材料作为有机联系的整体,归入同一档案类别。

  4.类目符合从总到分、从一般到具体的逻辑原则,做到下位类的外延之和等于上位类的外延,同位类目之间界限清楚、不互相交叉和包容。

  根据以上原则,将学校全部档案(人事档案除外),按照档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容,确定为11个一级类目。其名称、标识符号和主要内容如下:

  主要包括校务、人事、监察、审计、保卫、外事、后勤、图书、档案等行政职能工作中形成的文件材料。

  主要包括研究生、本科生、留学生、成人教育的教学管理、课堂教学与组织、教学实践、教学研究工作中形成的文件材料。

  主要包括科学研究工作管理、学术交流(含国际交流)和科研(课题)项目(含国际合作项目)研制过程中形成的文件材料。

  主要包括仪器设备工作管理和设备的购置、验收、调试、安装、使用、维护、改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料及随机资料。

  主要包括在我校各项活动中或对外交流中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗、印章及名人字画等。

  根据各类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容,对一级类目进行细分,设置二级类目。其分类标准如下:

  对特殊档案载体材料,如:照片、录音带、录像带、底图等,从其档案的内容看,基本上不超出十个一级类目的范围,故不将它们与十个一级类目并列,但由于载体类型和尺寸大小的不同,保管要求不同,应做特殊处理:按载体类型的不同,分别单独编号、排架,由此确定为两个特殊载体类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

  学校各项实践活动一般有明确分工,但实际上却有相当一部分工作是互相配合、协调进行的,因此所形成的档案常出现交叉的复杂情况。为了在分类时便于确定每份文件材料在各类档案中的固定位置,特做如下规定:

  (1)校党委常委会、常委扩大会、校长办公会的会议记录、会议纪要、大事记等文件材料,不论其内容涉及到哪些方面,均分别归入党群类或行政类。

  (2)党委书记、校长主持召开的教学、科研、基建、设备、产品生产、出版、财务等工作的专门会议上形成的计划、决定、实施办法、会议纪要等文件材料,按职能范畴分别归入相应的档案类别。

  (3)除党群组织外,其它部、处、所、馆、中心、公司等处级单位的工作计划、总结、干部任免(职权范围内的)、人员表彰、处分(本单位人员)等行政管理材料归行政类,院系的相应材料归入教学类。

  (4)出国讲学、外籍教师来校讲学编写的教材、讲稿和留学生的教学安排、教学管理、学籍管理等方面的文件材料,归入教学类;

  (9)时间交叉问题的处理:科研成果推广、房屋改造、维修、设备使用维护记录等文件材料一般滞后于归档年度,特规定:这部分文件材料仍归入该项目的归档年度,分类号不变,案卷号顺延。

  (1)分类编号应能简捷、准确地指示档案内容构成和形成特点,把有联系的文件材料有机地联系起来,把不同类型、不同性质的文件材料区分开来,便于对库存档案进行分类、整理、排架和组织馆藏。

  (2)档案的分类编号,必须根据上述的编制原则和档案实体分类大纲的要求,注意类目之间的相互关系,正确理解类目涵义,给出确切的分类号。

  (3)分类编号应保持一致性。遇到某些文件材料难以给出分类号或无恰当类目可归时,应根据材料内容,给出比较接近的分类号。一旦给出其分类号后,必须做出记录,便于以后遇到类似情况时,均按此处理。

  (1)档号编制原则:必须具有唯一性、合理性、稳定性,保证不重号,方便插卷,使其有充分扩展的余地,能适应计算机管理的需要,具有排架与检索的双重功能。

  地址:哈尔滨市南岗区南通大街145号哈尔滨工程大学档案馆(哈军工纪念馆) 邮编:150001联系我们

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